Les 10 principaux défis auxquels les agences de voyages sont confrontées en matière de comptabilité
Au fil des ans, j'ai collaboré avec de nombreuses agences de voyages et constaté la récurrence des mêmes problèmes comptables. La plupart de ces problèmes proviennent d'une sous-utilisation de PC Voyages et de pratiques comptables incomplètes. Si elles ne sont pas traitées, elles peuvent entraîner des inexactitudes financières, des risques de non-conformité et une perte de valeur pour l'agence.
01
Dépôts bancaires non rapprochés
Les agences enregistrent les paiements des clients, mais ne clôturent pas les dépôts quotidiens, ce qui rend les rapprochements bancaires mensuels impossibles. Une agence avait plus de 1 000 reçus non rapprochés, bloquant toute nouvelle saisie.
02
Commissions des fournisseurs non enregistrées
L'absence d'enregistrement des commissions perçues peut fausser les rapports. Pour les agences qui rémunèrent leurs agents à la commission, ces erreurs peuvent entraîner des sous-paiements ou des surpaiements.
03
Les paiements par carte de crédit ne sont pas correctement attribués
Les agences paient souvent leurs fournisseurs avec leur carte de crédit, mais ne lient pas ces frais aux dossiers clients. Les rapports de comptes fournisseurs deviennent alors peu fiables et compliquent la comptabilité de fin d'année.
04
Les taxes de vente ne sont pas enregistrées correctement
La TPS/TVQ/TVH sur les frais de service, les marges bénéficiaires ou les articles non commissionnables est souvent mal calculée ou omise, ce qui entraîne des déclarations inexactes, des pénalités ou des pertes de crédits.
05
Les déplacements du propriétaire ou du personnel ne sont pas comptabilisés de manière transparente
Les frais de voyages de familiarisation ou d'accompagnement de groupe ne sont souvent pas comptabilisés clairement, ce qui nuit à la transparence financière et à la crédibilité des comptes annuels.
06
Déclarations des fournisseurs non rapprochées avec PC Voyages
Certaines agences paient les fournisseurs sans faire correspondre les factures aux réservations dans PC Voyages, créant ainsi des doublons ou des omissions et rendant les rapports peu fiables.
07
Fin d'année préparée avec un minimum de données
De nombreuses agences se contentent de remettre à leurs comptables les relevés bancaires en fin d'année. Cela produit des données financières de base, mais masque la véritable performance de l'agence.
08
Mauvaise utilisation des outils de reporting de PC Voyages
Malgré de solides fonctionnalités de reporting, de nombreuses agences n'utilisent PC Voyages que pour la facturation. Cela signifie qu'elles manquent d'informations pour l'analyse des ventes, la trésorerie et la planification à long terme.
09
Les remboursements et crédits des clients ne sont pas correctement suivis
Les remboursements ou les avoirs fournisseurs sont parfois gérés en dehors de PC Voyages. Sans écritures correctes, les dossiers restent ouverts ou les soldes sont erronés, ce qui complique les rapprochements et la confiance des clients.
10
Complexités de la comptabilité des voyages de groupe
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Les voyages en groupe impliquent plusieurs fournisseurs (avion, hôtels, transferts, croisières, visites touristiques).
Il existe deux méthodes courantes :
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Méthode 1 : Répartir les coûts à chaque dossier client (recommandé).
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Méthode 2 : Utiliser un fichier interne pour les décaissements des fournisseurs (plus simple mais masque le bénéfice réel par fichier client, problématique si l'on paie les agents à la commission).